So erstellen Sie eine rechtssichere Verfahrensdokumentation in 5 Schritten

Eine praxisnahe Anleitung für Unternehmen jeder Größe

Eine Verfahrensdokumentation gilt vielen als bürokratische Pflicht, dabei ist sie in Wahrheit ein strategisches Instrument: Sie sorgt für Ordnung in Prozessen, schützt vor steuerlichen Risiken und legt die Basis für einen digitalisierten Weg. Aber wie geht man am besten vor?

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen konkret und praxisorientiert, wie Sie Ihre Verfahrensdokumentation Schritt für Schritt GoBD-konform und effizient erstellen.

---

Schritt 1: Ziel und Umfang definieren

Bevor Sie beginnen, müssen zentrale Fragen geklärt werden:

• Welche Prozesse sollen dokumentiert werden? (z. B. Buchhaltung, Rechnungsfreigabe, Archivierung)

• Wer ist verantwortlich? Intern oder mit externer Unterstützung?

• Welche Systeme und Datenflüsse sind betroffen?

🛠️ Tipp: Erstellen Sie ein Projekt-Setup inkl. Zuständigkeiten, Meilensteinen und Zieltermin.

 

Schritt 2: Prozesse analysieren und beschreiben

Dokumentieren Sie alle relevanten Abläufe – vollständig und nachvollziehbar. Dazu gehören:

• Eingangs- und Ausgangsrechnungen: Eingangskanal, Bearbeitungsweg, Freigabe, Buchung, Archivierung

• Kassenführung oder Zahlungsvorgänge

• Belegerfassung, -änderung, -löschung (mit Nachvollziehbarkeit)

Fragen zur Orientierung:

• Wer darf was? Wer prüft? Wer genehmigt?

• Wo entstehen Schnittstellen oder potenzielle Fehlerquellen?

• Welche Systeme und Tools sind beteiligt?

📌 Visualisierung: Prozesse lassen sich besonders gut mit Flussdiagrammen oder Swimlanes abbilden.

Schritt 3: IT-Systeme erfassen

Die IT-Systembeschreibung ist ein oft vernachlässigter Teil, sie ist aber für die Prüfbarkeit entscheidend.

Was gehört dazu:

• Eingesetzte Software (z. B. ERP, Buchhaltungsprogramme, Archivierungssysteme)

• Hardware-Komponenten (z. B. Server, Scanner)

• Datenspeicherung (Cloud vs. lokal)

• Zugriffsberechtigungen und Benutzerverwaltung

• Schnittstellen zu Drittanwendungen

🛡️ Sicherheitsaspekte wie Backup-Strategien und Schutz vor Manipulation dürfen nicht fehlen.

Schritt 4: Internes Kontrollsystem (IKS) dokumentieren

Das IKS ist das Rückgrat einer ordnungsgemäßen Dokumentation. Es stellt sicher, dass Prozesse richtig, vollständig und unverändert durchgeführt werden.

Gängige Kontrollen:

• Vier-Augen-Prinzip bei Belegfreigaben

• Rollen- und Rechtekonzepte im System

• Protokollierung von Änderungen (z. B. Änderungsvermerke)

• Regelmäßige Plausibilitäts- oder Stichprobenprüfungen

🎯 Ziel: Im Fall eine Prüfung saubere Nachvollziehbarkeit und Absicherung.

Schritt 5: Pflege und Aktualisierung sicherstellen

Die beste Verfahrensdokumentation ist nutzlos, wenn sie veraltet ist. Deshalb gilt:

• Änderungen im Prozess oder System? → Neue Version erstellen

• Technologiewechsel? → Dokumentation anpassen

• Neue gesetzliche Vorgaben? → IKS prüfen und ggf. ergänzen

🗓️ Empfehlung: Mindestens einmal jährlich prüfen. Legen Sie einen Verantwortlichen fest – z. B. Compliance- oder IT-Beauftragte.

Bonus: Tools, Vorlagen & Unterstützung

Sie möchten nicht bei Null anfangen? Es gibt inzwischen digitale Tools und Muster-Vorlagen, die Sie nutzen können, etwa:

• Word-/Excel-Templates für die Strukturierung

• Visualisierungstools für Prozessdarstellungen (z. B. Lucidchart, Miro)

• Checklisten für die IT-Beschreibung

• Uvm.

  
  

Achten Sie bei der Auswahl darauf, dass Ihre sensiblen Unternehmensdaten bei der Nutzung geschützt bleiben und auch der Datenschutz gewahrt wird.

Oder Sie setzen auf externe Unterstützung und sind auf der sicheren Seite:

👉 Divedo begleitet Sie beispielsweise mit Beratung und Komplettlösungen – individuell, rechtssicher und zeitsparend.

---

Fazit: Mit Struktur zur sicheren Verfahrensdokumentation

Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist keine bürokratische Hürde – sondern eine strategische Chance. Mit klarer Struktur und dem richtigen Vorgehen schützen Sie Ihr Unternehmen nicht nur vor unnötigen Risiken, sondern stärken auch die Effizienz, Transparenz und Zukunftsfähigkeit.

Divedo kann Sie mit Beratung dabei unterstützen und die komplette Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation für Sie übernehmen: Rechtssicher, praxisnah und individuell auf Ihr Unternehmen abgestimmt.

Wer heute handelt, ist morgen vorbereitet – auch bei der nächsten Betriebsprüfung..

🔗 Lesen Sie auch: Warum eine Verfahrensdokumentation unverzichtbar ist 

📥 Jetzt Kontakt aufnehmen: Wir unterstützen Sie gerne dabei, eine rechtssichere und maßgeschneiderte Verfahrensdokumentation für Ihr Unternehmen zu erstellen, schreiben Sie uns!