Tax CMS & Verfahrensdokumentation – zwei Aufgaben, viele Gemeinsamkeiten.

Tax Compliance Management Systeme (Tax CMS) und Verfahrensdokumentationen sind Begriffe, die in der Steuerberatung immer häufiger auftauchen – oft jedoch unklar bleiben. Beide stehen für steuerliche Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und Transparenz. Doch sie erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Es gibt deutliche Unterschiede, aber auch große Überschneidungen.

Für viele Unternehmen sind sie zunächst ein formales Thema.

In Wahrheit sind sie jedoch die Basis, um Strukturen zu verstehen, Risiken zu minimieren und steuerliche Verantwortung aktiv zu gestalten.

Tax CMS und Verfahrensdokumentation. Beide stehen für steuerliche Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und Transparenz.

Was ist ein Tax CMS überhaupt?

Ein Tax Compliance Management System (Tax CMS) ist das steuerliche Organisationssystem eines Unternehmens und es hat viele Ähnlichkeiten mit dem internen Kontoll system in einer Verfahrensdokumentation.

Es beschreibt, wie steuerliche Pflichten erfüllt, Verantwortlichkeiten geregelt und Risiken erkannt und beseitigt werden.

Das Ziel: Sicherstellen, dass alle steuerrelevanten Prozesse korrekt, nachvollziehbar und überprüfbar ablaufen, von der Buchführung bis zur Steuererklärung.

Ein funktionierendes Tax CMS bedeutet:

✔️ klare Zuständigkeiten und Aufgaben

✔️ sauber dokumentierte Prozesse

✔️ regelmäßige Kontrollen und Maßnahmen

✔️ laufende Wirksamkeitsprüfung

Damit ist ein Tax CMS kein bürokratisches Korsett, sondern ein Schutzsystem für das Unternehmen, die Mitarbeitenden und die Geschäftsleitung.

Ein gut etabliertes Tax CMS zeigt, dass steuerliche Sorgfalt nicht nur gefordert, sondern aktiv gelebt wird. Regelmäßige Wirksamkeitsprüfungen und Nachjustierungen halten das System aktuell.

Spannend wird das Tax CMS außerdem durch die sog. „Experimentierklausel“ (Art 97. zu  38 EGAO). Durch sie könnten in Zukunft Prüfungserleichterungen und Prüfungsberfreiungen für Unternehmen möglich werden, die ein wirksames Tax CMS haben.

Und was genau ist eine Verfahrensdokumentation?

Die Verfahrensdokumentation ist Bestandteil der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Sie beschreibt im Detail, wie steuerrelevante Daten im Unternehmen entstehen, verarbeitet, geprüft, gespeichert und archiviert werden.

Kurz gesagt:

Die Verfahrensdokumentation beschreibt den Lebenszyklus des Belegs im Unternehmen – vom Entstehen/Eingang, über die Verarbeitung und Verbuchung, bis zur langfristigen Archivierung. Dieser Weg wird für Dritte nachvollziehbar dargestellt.

Eine gute Verfahrensdokumentation sorgt für:

✔️ Nachvollziehbarkeit der buchhaltungsrelevanten Prozesse

✔️ Übersicht der technischen Systeme

✔️ Sicherheit durch das interne Kontrollsystem

Sie dient damit nicht nur der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen, sondern hilft auch dem Unternehmen dabei, Prozesse transparent zu machen und Sicherheit zu schaffen.

Wo Tax CMS und Verfahrensdokumentation sich berühren

Während die Verfahrensdokumentation ein Bericht ist, der Abläufe und Technik beschreibt, zielt das Tax CMS auf die Arbeitsweisen im Alltag ab  – also die Kontrollen, Verantwortlichkeiten und Mechanismen, die umgesetzt werden und mit denen steuerliche Risiken vermieden werden. Beide verbindet die Systematik eines internen Kontrollsystems: Ich dokumentiere Prozesse, erkenne Risiken und führe Kontrollen und Maßnahmen ein, um sie zu vermeiden. Dabei hat die Verfahrensdokumentation den Fokus auf die Technik, die für die Buchhaltung relevant ist während das Tax CMS steuerrechtliche Aspekte in den Arbeitsweisen anspricht.

Beides zusammen ergibt ein vollständiges System steuerlicher Sicherheit.

Die Verfahrensdokumentation bildet die Grundlage. Ohne sie gibt es keine ordnungsgemäße Buchführung. Dieser Bericht macht die technischen Abläufe transparent. Ein Tax CMS wird gelebt und ist verantwortlich dafür, dass die Maßnahmen und Kontrollen nicht nur auf dem Papier stehen, sondern tatsächlich gelebt und überprüft werden.

Man kann sich das Zusammenspiel bildlich vorstellen:

Die Verfahrensdokumentation ist die digitale Landkarte des Unternehmens.

Sie zeigt Wege, Zusammenhänge und Prozesse und macht sichtbar, wie sich Informationen durch das Unternehmen bewegen. Das Tax CMS funktioniert wie ein Kompass, der im Arbeitsalltag Orientierung gibt. Er hilft, steuerlich auf Kurs zu bleiben, selbst wenn der Weg komplex oder unübersichtlich wird.

Eine Landkarte ohne Kompass zeigt zwar den Weg, aber keine Richtung.

Ein Kompass ohne Landkarte weist die Richtung, aber nicht den Kontext.

Erst das Zusammenspiel beider Elemente sorgt für echte Orientierung –

in der täglichen Arbeit ebenso wie bei strategischen Entscheidungen oder Betriebsprüfungen.

In der Praxis bedeutet das:

Ein Unternehmen kann in seiner Verfahrensdokumentation exakt beschreiben, wie Eingangsrechnungen verarbeitet werden.

Doch erst das Tax CMS legt fest, wer prüft, wann diese Kontrolle erfolgt und welche Maßnahmen greifen, wenn etwas nicht passt.

So entsteht aus Prozessen ein System. Aus Abläufen wird Verantwortung.

Dieses Zusammenspiel ist der Kern eines modernen Steuer- und Compliance-Managements:

Transparenz schaffen, Richtung halten und jederzeit nachvollziehen können, warum etwas entschieden wurde.

Warum das Zusammenspiel so wichtig ist

In Zeiten zunehmender Digitalisierung, E-Rechnungspflichten und automatisierter Systeme wird steuerliche Nachvollziehbarkeit immer wichtiger.

Ein Unternehmen, das seine Prozesse und Kontrollen sauber dokumentiert,

✅ reduziert Risiken und Haftungsfälle

✅ stärkt das Vertrauen von Behörden und Partnern

✅ schafft Klarheit über Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten

Gerade im Mittelstand, wo viele Abläufe historisch gewachsen sind, können Tax CMS und Verfahrensdokumentation Struktur in komplexe Prozesse bringen und Wissen im Unternehmen unabhängig von einzelnen Personen machen.

Wer beides richtig verknüpft, schafft eine solide Grundlage, um auch zukünftige Anforderungen, wie KI-gestützte Buchhaltung, E-Invoicing oder digitale Betriebsprüfungen, souverän zu meistern.

Denn, Digitalisierung funktioniert nur, wenn Prozesse klar sind.

Und Prozesse bleiben nur stabil, wenn sie kontrolliert werden.

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Fazit

Tax CMS und Verfahrensdokumentation sind keine Gegensätze, sondern haben vieles gemeinsam und sie können aufeinander aufbauen. Gemeinsam schaffen sie Transparenz, Sicherheit und Nachvollziehbarkeit – die Grundlage für ein modernes, rechtssicheres Unternehmen.

Bei divedo begleiten wir Unternehmen dabei, genau diese Strukturen aufzubauen.

Wir bieten eine eigene Softwarelösung für den Aufbau und die Pflege von Tax CMS

und erstellen GoBD-konforme Verfahrensdokumentationen, die inhaltlich fundiert, prüfungssicher und praxisnah sind.