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Die elektronische Rechnung ist ein Datensatz, der in einem strukturierten elektronischen Format (XML-Format) ausgestellt wird. Die E-Rechnung kann aufgrund der einheitlichen Formatierung elektronisch verarbeitet und ausgelesen werden.

Ab dem 01.01.2025 beginnt die allgemeine E-Rechnungspflicht. Es gibt jedoch eine Übergangsfrist bei der Erstellung von E-Rechnungen: Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen nach Zustimmung des Empfängers, Rechnungen noch in Papierform oder als PDF verschicken. Ab dem 01.01.2027 sind alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro verpflichtet, im B2B-Bereich E-Rechnungen auszustellen. Ab 2028 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Bereich ausgeben.

Alle Kleinbetragsrechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro inklusive Umsatzsteuer, Fahrausweise und Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind von der Pflicht befreit.

Ab dem 1. Januar 2025 ist der Empfang von E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze ausnahmslos verpflichtend. Hierbei gibt es keine Übergangsregelung oder Schonfrist. Das bedeutet, jedes Unternehmen muss ab dem 01.01.2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Es besteht grundsätzlich kein Anspruch mehr auf ein anderes Format als den vorgegeben XML-Datensatz. Dieser wird auch für den Vorsteuerabzug entscheidend sein.

Es hört sich zunächst nach viel Umstellungsarbeit an, aber die E-Rechnung bringt viele Vorteile für Unternehmen mit sich: Kostenersparnisse: Die Kosten für Papier und Ordner, für Druck und Versand als auch der Platz für Aktenschränke und Archivierung entfallen. Effizientere Arbeitsabläufe: Mithilfe der Umstellung auf die E-Rechnungen profitieren Unternehmen von einem medienbruchfreien Prozess. Der Empfang, die Prüfung und die Freigabe der E-Rechnung bis zur Verarbeitung in der Finanzbuchführung kann effizienter in einer Software gestaltet werden. Zeitersparnis: Durch das Entfallen der fehleranfälligen manuellen Dateneingabe und der schnellen automatisierten Generierung und dem digitalem Versand der E-Rechnung wird deutlich weniger Zeit benötigt. Mehr Transparenz: Mit dem Speichern der E-Rechnung in einer Cloud, kann sowohl im Unternehmen als auch von Steuerberatungsseite leichter und schneller auf die Unterlagen zugegriffen werden.

Ja, Gutschriften und Stornorechnungen sind ebenfalls von der Pflicht zur E-Rechnung betroffen. Die Regelungen zur verpflichtenden Verwendung von E-Rechnungen gelten auch für Gutschriften, die als Rechnungen im Sinne von § 14 Absatz 2 Satz 5 UStG ausgestellt werden (Rz. 17 BMF-Schreiben 15.10.2024). Das bedeutet, wenn eine Pflicht zur E-Rechnung besteht, müssen auch Gutschriften elektronisch erstellt und übermittelt werden.

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Besonders wichtig ist zu beachten, dass bei Änderungen der Bemessungsgrundlage (z. B. durch nachträglich gewährte Rabatte oder Boni) keine Berichtigung der E-Rechnung erforderlich ist. Ein Hinweis auf die im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts in der Rechnung genügt (Rz. 51 BMF-Schreiben 15.10.2024).

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Für Gutschriften im Rahmen der Übergangsregelungen gilt, dass Rechnungen bis Ende 2027 auch noch als "sonstige Rechnungen" ausgestellt werden dürfen, wenn der Gesamtumsatz des Unternehmers bestimmte Grenzen nicht überschreitet (Rz. 64 BMF-Schreiben 15.10.2024).

Zwingende Anlagen und Leistungsbeschreibungen zu E-Rechnungen müssen so ergänzt werden, dass sie die elektronische Verarbeitung der Rechnung nicht behindern. Alle umsatzsteuerrechtlich notwendigen Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG müssen im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein, um den Anforderungen des § 14 Absatz 1 Satz 3 UStG zu entsprechen (Rz. 35 BMF-Schreiben 15.10.2024).

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Ergänzende Informationen, wie detaillierte Leistungsbeschreibungen oder Stundennachweise, können in einem Anhang zur E-Rechnung beigefügt werden. Dieser Anhang kann beispielsweise als PDF-Datei integriert werden. Allerdings ist es unzulässig, stattdessen nur einen Link zu den ergänzenden Informationen bereitzustellen, da dies nicht den gesetzlichen Vorgaben entspricht (Rz. 35 BMF-Schreiben 15.10.2024).

Bei Dauerrechnungen, wie sie bei Dauerschuldverhältnissen (z. B. Mietverhältnissen) vorkommen, genügt es, einmalig für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung auszustellen, sofern eine Pflicht zur E-Rechnung besteht. In dieser E-Rechnung muss entweder der zugrunde liegende Vertrag als Anhang beigefügt sein oder klar ersichtlich sein, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt (Rz. 45 BMF-Schreiben 15.10.2024). Änderungen an dieser E-Rechnung sind erst erforderlich, wenn sich die umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG ändern, beispielsweise bei einer Mieterhöhung.

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Für vor dem 1. Januar 2027 ausgestellte Dauerrechnungen, die als "sonstige Rechnungen" gelten, besteht keine Pflicht zur nachträglichen Ausstellung einer E-Rechnung, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern (Rz. 46 BMF-Schreiben 15.10.2024).

Bei einer Anzahlungsrechnung muss in der Schlussrechnung die Verrechnung korrekt vorgenommen werden. Das bedeutet, dass in der Schlussrechnung die vorab vereinnahmten Entgelte oder Teilentgelte sowie die darauf entfallenden Steuerbeträge abgezogen werden müssen, sofern über diese Beträge bereits Rechnungen mit gesondertem Steuerausweis erstellt wurden (Rz. 47 BMF-Schreiben 15.10.2024).

Da die aktuellen technischen Vorgaben es noch nicht ermöglichen, alle Anforderungen an eine Schlussrechnung vollständig im strukturierten Teil einer E-Rechnung darzustellen, empfiehlt es sich, stattdessen eine Restrechnung zu erstellen (Rz. 48 BMF-Schreiben 15.10.2024). Bis Ende 2027 ist es zulässig, in einer E-Rechnung einen Anhang als unstrukturierte Datei beizufügen, der die Details zur Verrechnung enthält. Ein separater Versand einer Zusammenstellung außerhalb der E-Rechnung ist jedoch nicht erlaubt (Rz. 48 BMF-Schreiben 15.10.2024).