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Allgemeine Geschäftsbedingungen
der divedo GmbH

Stand: 17.10.2023

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Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet. Sämtliche Bezeichnungen gelten für alle Geschlechter.

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Inhalt

1.... Geltungsbereich. 1

2.... Vertragsschluss 2

3.... Preise; Zahlung; Rechnung. 2

4.... Erstellung Verfahrensdokumentation; Mitwirkung des Kunden. 3

5.... Archivierung von Vertragsdokumenten des Kunden. 4

6.... Aktualisierungs-Service. 4

7.... Weitere Leistungen. 5

8.... Datenschutz; Auftragsverarbeitung. 5

9.... Laufzeit; Kündigung. 5

10.. Haftung. 6

11.. Vertragssprache; Anwendbares Recht; Gerichtsstand; Salvatorische Klausel 6

 

1. Geltungsbereich

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  1. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für Verträge über die Erstellung von Verfahrensdokumentationen und alle damit in Zusammenhang stehenden Leistungen der divedo GmbH.

  2. Diese AGB gelten nur gegenüber Unternehmern (§ 14 BGB), juristischen Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtlichen Sondervermögen.

  3. Für sämtliche Leistungen gelten ausschließlich diese Bedingungen. Abweichende oder zusätzliche Bedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, wir stimmen ihnen ausdrücklich zu. In diesem Fall haben sie nur Geltung für den jeweiligen Einzelvertrag. Individuelle Vereinbarungen haben stets Vorrang.

 

2. Vertragsschluss

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  1. Die Darstellung unserer Leistungen auf unserer Website stellt kein rechtlich bindendes Angebot dar, sondern nur eine unverbindliche Aufforderung zur Abgabe eines Angebots durch den Kunden.

  2. Auf der Bestellseite kann der Kunde seine Daten in die dafür vorgesehenen Felder eintragen. Der Kunde kann seine Eingaben bis zum Abschluss der Bestellung durch Anklicken der entsprechenden Schaltflächen ändern und korrigieren. Soweit Pflichtangaben fehlen, wird der Kunde darauf hingewiesen. Durch Anklicken des Buttons "Zahlungspflichtig bestellen" gibt der Kunde ein verbindliches Angebot zum Abschluss eines Vertrages über die Erstellung einer Verfahrensdokumentation ab.

  3. Der Zugang seiner Bestellung wird dem Kunden unverzüglich per E-Mail bestätigt. Die Bestätigung des Zugangs stellt noch keine Vertragsannahme dar. Der Vertrag kommt zustande, indem wir das Angebot durch Auftragsbestätigung per E-Mail annehmen.

  4. Der Vertragstext wird dem Kunden per E-Mail zugesandt und von uns nur in dieser Form gespeichert. Die AGB kann der Kunde unter https://www.divedo.io/agb einsehen, als PDF abspeichern und ausdrucken.

 

3. Preise; Zahlung; Rechnung

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  1. Vorbehaltlich individueller Vereinbarungen gelten die Preise gemäß unserer Preisliste (https://www.divedo.io/) zum Zeitpunkt der Bestellung. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.

  2. Soweit sich unsere Preise nach dem Umsatz des Kunden oder anderen individuellen Umständen des Kunden richten, sind diese Umstände vom Kunden innerhalb von 14 Tagen ab Vertragsschluss nachzuweisen. Zum Nachweis des Jahresumsatzes ist die Vorlage der jüngsten Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) oder der jüngsten Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) des Kunden erforderlich. Weist der Kunde seinen Umsatz oder sonstige gemäß unseren Preislisten relevante Umstände nicht fristgerecht nach, ist der Kunde verpflichtet, den Preis der höchsten Kategorie der jeweiligen Preisliste zu zahlen.

  3. Unsere Forderungen sind mit Vertragsschluss fällig und zahlbar innerhalb von 30 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug in Euro. Vorbehaltlich abweichender Vereinbarung sind Zahlungen über eine der in unserem Webshop genannten Zahlungsmethoden zu leisten. Ergibt sich aufgrund von Ziff. 3.2 Satz 3 eine Nachforderung, ist diese mit Ablauf der Frist gemäß Ziff. 3.2 Satz 1 fällig und zahlbar innerhalb von 30 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug in Euro.

  4. Soweit nicht abweichend vereinbart, sind wir zum Versand einer elektronischen Rechnung (z. B. als PDF-Dokument) per E-Mail berechtigt. Wir können nach eigenem Ermessen die Rechnung auch auf Papier übersenden.

 

4. Erstellung Verfahrensdokumentation; Mitwirkung des Kunden

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  1. Wir erstellen für den Kunden eine Verfahrensdokumentation nach Maßgabe der "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD).

  2. Es obliegt dem Kunden, uns die notwendigen Informationen in einem Video-Call mitzuteilen und uns die notwendigen Dokumente und etwaige weitere Informationen digital zur Verfügung zu stellen. Ohne Mitwirkung des Kunden können wir die Verfahrensdokumentation nicht erstellen.

  3. Falls der Kunde innerhalb von drei Monaten nach Vertragsschluss keinen Termin für einen Video-Call vereinbart und wahrgenommen hat und wir dem Kunden für die Vereinbarung und Wahrnehmung des Termins erfolglos eine Frist von mindestens zwei Wochen gesetzt haben, sind wir berechtigt, vom Vertrag zurückzutreten. Eine bereits geleistete Zahlung werden wir dem Kunden erstatten. Falls der Kunde keinen Termin vereinbart hatte, sind wir berechtigt eine Bearbeitungspauschale in Höhe von 10,00 € einzubehalten. Falls der Kunde einen Termin vereinbart, diesen aber nicht wahrgenommen hatte, sind wir berechtigt, für den entstandenen Zeitverlust einen Betrag in Höhe von 20 % der vereinbarten Vergütung einzubehalten. Dem Kunden bleibt in allen Fällen der Nachweis gestattet, dass uns kein oder ein wesentlich niedrigerer Schaden entstanden ist.

  4. Falls uns der Kunde, nachdem ein Video-Call stattgefunden hat, notwendige Dokumente und Informationen nicht innerhalb eines Jahres ab Vertragsschluss zur Verfügung stellt und wir dem Kunden für deren Beibringung erfolglos eine Frist von mindestens zwei Wochen gesetzt haben, verfällt der Anspruch des Kunden auf Erstellung einer Verfahrensdokumentation. Liefert der Kunde die fehlenden Dokumente und/oder Informationen später nach, gilt Ziff. 6.4 entsprechend.

  5. Es obliegt dem Kunden, richtige und vollständige Angaben zu machen. Wir unterstützen den Kunden bei der Identifizierung und Erfassung aller in der Verfahrensdokumentation darzustellenden Prozesse. Ob die Angaben des Kunden vollständig und richtig sind, prüfen wir jedoch nicht. Der Inhalt der Verfahrensdokumentation basiert daher allein auf den Angaben des Kunden und wird durch uns nicht zertifiziert.

  6. Aufgrund der vom Kunden gemachten Angaben erstellen wir einen Entwurf der Verfahrensdokumentation. Die finale Fassung der Verfahrensdokumentation erstellen wir erst auf ausdrückliche Freigabe durch den Kunden.

 

5. Archivierung von Vertragsdokumenten des Kunden

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  1. Wir archivieren die jeweils aktuelle finale Fassung der Verfahrensdokumentation bis auf weiteres ab Erstellung des Dokuments.

  2. Die Archivierung umfasst auch etwaige Anlagen zur Verfahrensdokumentation wie z. B. Bedienungsanleitungen für Scanner oder andere Datenverarbeitungsgeräte.

  3. Bei vorzeitiger Kündigung des Vertragsverhältnisses löschen wir sämtliche Daten mit Vertragsende, soweit gesetzlich zulässig.

 

6. Aktualisierungs-Service

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  1. Unternehmen sind angehalten, ihre Verfahrensdokumentation alle 12 Monate auf Aktualität zu überprüfen.

  2. Zu diesem Zweck werden wir den Kunden regelmäßig kontaktieren und daran erinnern, die Aktualität seiner Verfahrensdokumentation zu überprüfen. Dieser Erinnerungs-Service ist für den Kunden kostenlos.

  3. Falls kein inhaltlicher Aktualisierungsbedarf besteht, erstellen wir auf Anfrage eine inhaltlich identische, aber mit neuem Datum versehene Verfahrensdokumentation, welche dann als PDF heruntergeladen werden kann. Auch dieser Service ist für den Kunden kostenlos.

  4. Falls Aktualisierungsbedarf besteht, kann der Kunde einen Termin für einen Video-Call mit uns vereinbaren, um die nötigen Änderungen der Verfahrensdokumentation zu besprechen. Die Ziff. 4.2, 4.5 und 4.6 gelten entsprechend. Inhaltliche Aktualisierungen sind vom Kunden nach Zeitaufwand zu vergüten zu den Stundensätzen gemäß unserer Preisliste (https://www.divedo.io).

  5. Den Erinnerungs-Service gemäß Ziff. 6.2 sowie das Angebot kostenloser Erneuerungen der Verfahrensdokumentation ohne inhaltliche Änderung gemäß Ziff. 6.3 können wir jederzeit mit einer Ankündigungsfrist von drei Monaten einstellen. Der Kunde hat keinen Anspruch auf Fortsetzung dieser Gratis-Leistungen.

 

7. Weitere Leistungen

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Erbringen wir auf Anfrage des Kunden über die vorstehenden Leistungen hinaus weitere Leistungen, sind diese vom Kunden gemäß unserer Preisliste (https://www.divedo.io/) zu vergüten.

 

8. Datenschutz; Auftragsverarbeitung

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  1. Über unseren Umgang mit Informationen und personenbezogenen Daten im Rahmen der Vertragserfüllung informieren wir in unseren Datenschutzinformationen.

  2. Soweit wir zur Erstellung der Verfahrensdokumentation personenbezogene Daten verarbeiten, werden wir allein im Auftrag des Kunden als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines gesonderten Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) tätig. Der Kunde bleibt Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Der Kunde hat daher in eigener Verantwortung sicherzustellen, dass die Datenübermittlung an uns rechtmäßig ist. Für eine etwaig erforderliche Information der betroffenen Personen hat der Kunde Sorge zu tragen.

  3. Überschreiten unsere Unterstützungsleistungen im Rahmen der Kontrollrechte des Kunden nach Maßgabe von Klausel 7.6 des AVV einen Zeitaufwand von insgesamt 5 Stunden pro Jahr, ist dieser zusätzliche Aufwand durch den Kunden zu vergüten. Es gelten die Preise gemäß unserer Preisliste (https://www.divedo.io/) zum Zeitpunkt des Beginns des aktuellen Vertragsjahres.

 

9. Laufzeit; Kündigung

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  1. Das Vertragsverhältnis beginnt mit Vertragsschluss und endet zehn Jahre nach Erstellung der letzten finalen Fassung der Verfahrensdokumentation. Es kann vorzeitig von jeder Partei mit einer Frist von drei Monaten zum Ende eines Kalendermonats gekündigt werden.

  2. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

  3. Im Falle der Kündigung des AVV gemäß der dortigen Klausel 10 ist die Einrede des Zurückbehaltungsrechts im Sinne des § 273 BGB durch uns hinsichtlich der verarbeiteten Daten und der zugehörigen Datenträger ausgeschlossen. Kündigt eine Partei den AVV, haben beide Parteien das Recht zur außerordentlichen Kündigung des Hauptvertrages.

  4. Jede Kündigung bedarf der Textform.

 

10. Haftung

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  1. Unsere Haftung auf Schadens- und Aufwendungsersatz für leichte Fahrlässigkeit ist ausgeschlossen, es sei denn, wir haben eine wesentliche Vertragspflicht verletzt, also eine Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht oder auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesem Falle ist unsere Haftung auf den vertragstypischen Schaden begrenzt, mit dessen Eintritt wir bei Vertragsabschluss aufgrund der uns bekannten Umstände rechnen mussten.

  2. Unsere Haftung für Schäden aus der Verletzung von Körper, Leben oder Gesundheit, für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, für das Fehlen einer garantierten Beschaffenheit und nach dem Produkthaftungsgesetz ist jedoch unbeschränkt.

  3. Die vorstehenden Haftungsregelungen gelten in gleichem Umfang zugunsten unserer Organe, gesetzlichen Vertreter, Angestellten und sonstigen Erfüllungsgehilfen.

 

11. Vertragssprache; Anwendbares Recht; Gerichtsstand; Salvatorische Klausel

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  1. Die Vertragssprache ist Deutsch.

  2. Es gilt deutsches Recht.

  3. Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und in Zusammenhang mit dem Vertragsverhältnis an unserem Geschäftssitz oder nach unserer Wahl auch am Sitz des Kunden. Dies gilt ebenso in Fällen, in denen der Kunde keinen inländischen allgemeinen Gerichtsstand hat, seinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthaltsort nach Vertragsabschluss ins Ausland verlegt hat oder zum Zeitpunkt der Klageerhebung weder Wohnsitz noch gewöhnlicher Aufenthaltsort des Kunden bekannt sind.

  4. Sollte eine Bestimmung dieser Bedingungen unwirksam sein oder werden, so wird die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hierdurch nicht berührt.

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