Digitale Transformation im Mittelstand – Pflicht oder Kür?

Hanna Warstat
vor 11 Stunden
3 Min. Lesezeit

Digitale Transformation ist längst kein Trendthema mehr. Sie ist in allen Branchen fester Bestandteil des Alltags geworden. Kundinnen und Kunden erwarten schnelle Abläufe, transparente Informationen und flexible Angebote. GeschäftspartnerInnen und Behörden setzen digitale Schnittstellen voraus. Für mittelständische Unternehmen stellt sich deshalb nicht mehr die Frage, ob sie digitalisieren, sondern wie und in welchem Umfang.

Eine Frau und zwei Männer stehen vor einem digitalen Screen und freuen sich

Was digitale Transformation im Kern bedeutet

Digitale Transformation bedeutet nicht einfach, analoge Prozesse durch digitale Tools zu ersetzen. Es geht darum, Abläufe effizienter zu gestalten, Fehler zu vermeiden und Daten so einzusetzen, dass sie echten Nutzen bringen.

✔️ Informationen liegen zentral vor

✔️ Arbeitsschritte sind nachvollziehbar

✔️ Daten fließen ohne Brüche zwischen Systemen

✔️ Ergebnisse werden messbar

Ein digital optimal aufgestelltes Unternehmen kann schneller reagieren, spart Ressourcen und schafft Transparenz für interne und externe Partner, um nur einige der vielen Vorteile einer digitalen Arbeitsweise aufzuzeigen.

DIE PFLICHT – Digitale Grundlagen schaffen

Für den Mittelstand gibt es digitale Mindeststandards, die heute unverzichtbar sind. Ohne sie wird es schwierig, im Wettbewerb zu bestehen oder rechtliche Vorgaben einzuhalten.

📌 Digitale Basisprozesse

Dazu gehören Rechnungen, Aufträge und Angebote welche digital erstellt, freigegeben, bezahlt, verarbeitet, verbucht und archiviert werden müssen. Denn papierbasierte Abläufe bremsen Effizienz und bergen zudem rechtliche Risiken.

📌 Zusammenarbeit im Team

Hybrides Arbeiten ist längst Alltag. Dokumente müssen jederzeit und ortsunabhängig zugänglich sein. Dabei sorgen Collaboration-Tools für Transparenz.

📌 Datenschutz und Datensicherheit

Der Schutz sensibler Daten ist nicht nur eine rechtliche Pflicht, sondern auch Grundlage für Vertrauen. Eine klare Rollen- und Rechtevergabe verhindert dabei Missbrauch. Gleichzeitig ist der Schutz vor Angriffen von außen ein zentrales Thema.

📌 Transparente Abläufe

Prozesse müssen dokumentiert sein, sodass bei Zuständigkeitswechsel, Prüfungen oder internen Problemen jederzeit Klarheit herrscht. Zudem sichern geregelte Prozesse Qualität und Arbeitstempo.

DIE KÜR – digitale Transformation als Wettbewerbsvorteil

Wer die Grundlagen geschaffen hat, kann digitale Prozesse gezielt nutzen, um sich weiterzuentwickeln. Hier entsteht der strategische Mehrwert für Unternehmen.

➡️ Automatisierung reduziert manuelle Arbeit, spart Zeit und senkt Fehlerquoten.

➡️ Digitale Kundenerlebnisse wie Online-Terminbuchungen oder Self-Service-Portale verbessern Servicequalität und das Kundenerlebnis.

➡️ Datenbasierte Entscheidungen machen Unternehmen steuerbar und ermöglichen gezielte Verbesserungen.

➡️ Neue Geschäftsmodelle entstehen durch digitale Plattformen, bessere Marktzugänglichkeit oder datenbasierte Services.

Schritt für Schritt zum Ziel

Ein klarer Fahrplan fördert, dass Digitalisierungsprojekte im Mittelstand die Wertschöpfung steigern und Ressourcen eingespart werden.

1. Schritt : Ausgangslage prüfen

Analyse des digitalen Reifegrads, Schwachstellen erkennen, Prozesse sichtbar machen.

2. Schritt: Ziele festlegen

Statt alles gleichzeitig zu digitalisieren, mit zwei bis drei klaren Zielen starten.

3. Schritt: Fahrplan entwickeln

Zuständigkeiten, Budget und Meilensteine festlegen, um Struktur zu schaffen.

4. Schritt. Pilotprojekte starten

Klein anfangen, testen, anpassen und erst dann ausweiten.

5. Schritt: Menschen einbeziehen

Mitarbeitende von Anfang an informieren und schulen. Digitalisierung gelingt nur mit Akzeptanz im Team.

Typische Stolperfallen vermeiden

Es ist frustrierend, wenn die gewünschten Ergebnisse und Erfolge im Zuge der Digitalisierung ausbleiben. Dass die Umsetzung manchmal nicht von Erfolg gekrönt ist, liegt oftmals an vermeidbaren Fehlern in der Planung.

⚠️ Tools werden als Insel-Lösung eingeführt, ohne Schnittstellen vorher zu klären

⚠️ Zu viele Baustellen werden gleichzeitig bearbeitet

⚠️ Der Datenfluss zwischen den Systemen wird nicht sauber geregelt

⚠️ Mitarbeitende werden nicht ausreichend geschult

⚠️ Erfolgsmessung wird vernachlässigt

Aus der Motivation heraus, neigt man dazu, zu viele Schritte auf einmal zu gehen, doch die Erfahrung zeigt, eine gute Planung und eine strukturierte Vorgehensweise sind der Schlüssel für eine erfolgreiche Umsetzung.

Kleine Maßnahmen erleichtern den Einstieg

Auch kleine Maßnahmen zeigen Wirkung und schaffen Akzeptanz bei den Mitarbeitenden. Diese Beispiele aus der Praxis schaffen Transparenz und entlasten unmittelbar. Kleine Schritte, aber große Wirkung:

✔️ digitaler Rechnungseingang mit automatischer Erfassung

✔️ standardisierte Workflows für Freigaben

✔️ gemeinsamer Datenraum mit klaren Berechtigungen

✔️ einfache Dashboards für Vertrieb und Finanzen

✔️ Online-Kalender und Terminbuchung

BAFA-Förderung nutzen

Digitale Transformation bedeutet Investitionen. Gerade kleine und mittlere Unternehmen profitieren hier von Förderungen. Dazu gehört auch das BAFA-Programm „Förderung unternehmerischen Know-hows“, welche Beratungen zur Digitalisierung mit Zuschüssen von bis zu 80 % unterstützt.

Die Förderung gilt für viele Maßnahmen, etwa Prozessdigitalisierung, IT-Sicherheit oder die strategische Beratung bei der Einführung neuer Systeme. Damit sinkt die finanzielle Hürde für Unternehmen deutlich. Es lohnt sich also, hier einen genaueren Blick drauf zu werfen und Kosten einzusparen.

Quelle: BAFA – Förderung unternehmerischen Know-hows

Fazit

Digitale Transformation im Mittelstand ist Pflicht und Kür zugleich. Pflicht, um rechtliche Vorgaben zu erfüllen, Prozesse stabil und sicher zu machen. Kür, um neue Möglichkeiten zu nutzen, effizienter zu arbeiten und Wettbewerbsvorteile aufzubauen.

Entscheidend ist, Schritt für Schritt vorzugehen. Kleine Pilotprojekte, klare Ziele und die Einbindung der Mitarbeitenden machen Digitalisierung planbar und erfolgreich.

➡️ Wer prüfen möchte, wo das eigene Unternehmen steht oder wie ein passender Digitalisierungsplan aussehen kann, findet bei divedo die richtige Beratung. Und durch die BAFA-Förderung können bis zu 80 % der Beratungskosten bezuschusst werden. Melden Sie sich noch heute bei uns und starten mit unserer Beratung digital durch.