Sharing is Caring – Wer sein Unternehmen liebt, der teilt sein Wissen

In vielen Gesprächen mit Unternehmern aus dem Mittelstand taucht immer wieder eine ähnliche Haltung auf: Die wichtigsten Abläufe, Prozesse und Unternehmensdetails sind „im Kopf“ präsent, das Unternehmen funktioniert dank persönlicher Erfahrung und Überblick. Eine Verfahrensdokumentation, so scheint es, ist deshalb nicht nötig. Wird sie in der Betriebsprüfung verlangt, dann kann man die Informationen sofort „aus dem Kopf“ bereitstellen.

Schon aus Sicht der Verfahrensdokumentation ergeben sich dabei die ersten Stolpersteine. Unternehmer unterschätzen die Detailtiefe, die verlangt wird, gerade was die technischen Hintergründe angeht. Auch muss die Verfahrensdokumentation für den gesamten Prüfzeitraum bereitgestellt werden und dabei Änderungen bei den Prozessen, Systemen und Mitarbeitern über den Zeitverlauf abbilden. Nicht zuletzt ist die Bereitstellung einer schriftlichen (!) Verfahrensdokumentation verpflichtend, denn sie bietet den Prüfenden die Möglichkeit, sich effizient einen Überblick zu verschaffen, ohne lange Interviews mit und ständigen Rückfragen bei der Geschäftsführung.

Aus unternehmerischer Sicht spannender wird es, wenn wir den Blick weg von der Pflicht, hin zum Mehrwert für das Unternehmen richten. Das Wissen im Kopf des Unternehmers gebündelt zu haben, birgt bei genauerer Betrachtung erhebliche Risiken und Grenzen. Eine professionelle Verfahrensdokumentation mit der Unterstützung von Experten zu erstellen, ist deshalb der perfekte Schritt für eine nachhaltigere Unternehmensentwicklung. Erst dadurch werden Schwachstellen sichtbar und Abläufe hinterfragt. Und ganz nebenbei adressieren Sie diese 5 Risiken, die das gebündelte Wissen im Kopf des Unternehmers mit sich bringt.

1. Onboarding neuer Mitarbeiter: Wissenstransfer und Skalierbarkeit

Häufige Praxis:

In vielen Unternehmen wird das Onboarding neuer Mitarbeiter maßgeblich von der Geschäftsleitung oder erfahrenen Teammitgliedern übernommen. Das erforderliche Wissen wird mündlich weitergegeben, oft individuell und situationsabhängig.

Problem:

Das Unternehmen ist dauerhaft und regelmäßig darauf angewiesen, dass die Wissensinhaber verfügbar sind. Bei jeder Neueinstellung werden Zeit und Ressourcen der Geschäftsführung für das Onboarding gebunden. Fehler und Missverständnisse sind vorprogrammiert, da die Informationen mündlich vermittelt werden und es keine schriftlich dokumentierten Abläufe gibt.

Lösung durch den Dokumentationsprozess:

Bereits beim Erfassen und Verschriftlichen der Abläufe wird deutlich, welche Informationen fehlen oder unklar sind. Der Prozess zwingt dazu, Wissen systematisch zu erfassen und für andere nachvollziehbar zu machen. Dadurch wird das Onboarding effizienter, transparenter und unabhängig von einzelnen Personen.

2. Prozesse zu Ende denken: Qualität und Vollständigkeit

Häufige Praxis:

Viele Abläufe werden aus der Erfahrung heraus gesteuert. Entscheidungen werden „nach Gefühl“ oder auf Basis von Routinen getroffen, ohne dass alle Eventualitäten oder Sonderfälle bedacht werden.

Problem:

Ohne schriftliche Festlegung bleiben viele Prozesse lückenhaft. Kriterien sind nicht eindeutig definiert, Verantwortlichkeiten unklar und im Ernstfall fehlt eine verbindliche Entscheidungsgrundlage.

Lösung durch den Dokumentationsprozess:

Das systematische Verschriftlichen zwingt dazu, Prozesse vollständig zu durchdenken. Erst dabei werden offene Fragen, unklare Zuständigkeiten und mögliche Schwachstellen sichtbar. Der Prozess fördert die Qualität und Nachvollziehbarkeit der Abläufe und legt die Basis für eine kontinuierliche Verbesserung.

3. Abhängigkeit von Einzelpersonen: Unternehmensrisiko

Häufige Praxis:

Das operative Geschäft hängt maßgeblich an wenigen Schlüsselpersonen, meist der Geschäftsleitung. Sie sind die zentralen Wissens- und Entscheidungsquellen.

Problem:

Fällt eine dieser Personen aus – sei es durch Krankheit, Urlaub oder langfristig –, entsteht ein erhebliches Risiko für das Unternehmen. Betriebsabläufe geraten ins Stocken, wichtige Entscheidungen werden verzögert oder bleiben aus.

Lösung durch den Dokumentationsprozess:

Im Zuge der Dokumentation wird transparent, welches Wissen bislang nur in den Köpfen Einzelner existiert. Dies ermöglicht es, die Abhängigkeit gezielt zu reduzieren, Aufgaben nach Bedarf zu delegieren und Vertretungsregelungen zu etablieren. Das Unternehmen wird widerstandsfähiger und unabhängiger.

4. Entlastung der Geschäftsleitung: Erholung und Delegation

Häufige Praxis:

Die Geschäftsleitung bleibt das zentrale Steuerungsorgan und ist auch im Urlaub oder während Auszeiten immer wieder gefordert, weil sonst viele Prozesse nicht laufen.

Problem:

Eine echte Entlastung und Erholung ist nicht möglich. Die ständige Erreichbarkeit führt zu Stress und verhindert, dass neue Energie und Ideen entstehen können.

Lösung durch den Dokumentationsprozess:

Durch das Erfassen und Standardisieren von Prozessen wird die Grundlage geschaffen, Aufgaben (temporär) zu delegieren und Verantwortung zu teilen. Die Geschäftsleitung kann sich im Wissen zurücklehnen, dass das Unternehmen auch in ihrer Abwesenheit funktioniert.

5. Detailtiefe und Professionalität: Mehr als nur grobe Abläufe

Häufige Praxis:

Dokumentation wird oft als lästige Pflicht oder reine Formsache betrachtet. Es werden lediglich grobe Abläufe oder Checklisten erstellt, ohne ins Detail zu gehen.

Problem:

Wichtige Informationen und Sonderfälle bleiben unberücksichtigt. Die Dokumentation bleibt oberflächlich und bietet im Ernstfall nur geringen Mehrwert.

Lösung durch den Dokumentationsprozess:

Erst im Rahmen einer professionellen Verfahrensdokumentation werden Abläufe wirklich detailliert erfasst. Der Prozess deckt auf, wo Nachbesserungsbedarf besteht und welche Themen bislang zu kurz gekommen sind. So entsteht eine belastbare Grundlage für Qualitätssicherung, Zertifizierungen und weiteres Wachstum.

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Fazit:

Das Wissen im Kopf des Unternehmers ist wertvoll, aber eben auch dort gebunden. Wann immer es benötigt wird, ist er die einzige Quelle. Erst wenn Wissen verschriftlicht wird, wenn es für die Mitarbeiter zugänglich und nachvollziehbar ist, wird es auch skalierbar. Das entlastet die Geschäftsführung nachhaltig und schafft so Raum für neue gestalterische Impulse. Darüber hinaus wird dadurch die Grundlage für die Möglichkeit zur echten Erholung geschaffen, weil Tätigkeiten verlässlich delegiert werden können und die Geschäftsführung nicht ständig übernehmen muss.

Der strukturierte Prozess zur Erstellung einer professionellen Verfahrensdokumentation macht Unternehmen effizienter, resilienter und zukunftsfähig. Die Dokumentation selbst ist die Basis – noch wichtiger ist der Weg dorthin, der Schwächen aufzeigt und kontinuierliche Verbesserung ermöglicht. Unternehmen, die diesen Schritt gehen, sichern nicht nur ihr Wissen, sondern schaffen die Grundlage für nachhaltigen Erfolg.

Der umsichtige Unternehmer weiß, dass das eigene Wissen unabdingbar für die Entwicklung und Steuerung des Unternehmens ist. Aber er erkennt auch, dass dieses Wissen nachhaltig und strukturiert mit den Mitarbeitern geteilt werden muss, um das Unternehmen langfristig abzusichern. Die Verfahrensdokumentation ist der ideale Startpunkt, um diesen Schritt zu gehen und aus der Verpflichtung einen echten unternehmerischen Mehrwert zu generieren.