Jan Lutz

Das Jahresende ist für viele Unternehmen die stressigste Zeit: Projekte sollen noch abgeschlossen werden, die Ressourcen werden knapp, und die Krankenstände steigen mit den fallenden Temperaturen. Eine besinnliche Zeit soll es sein. Als Führungskraft will man sich um das Team kümmern und ihnen genau das ermöglichen. Trotzdem steuern wir jedes Jahr wieder auf das Gegenteil zu. Ein zentraler Baustein, um dieser jährlichen Tragödie zu entkommen, ist die Verfahrensdokumentation.

In vielen Gesprächen mit Unternehmern aus dem Mittelstand taucht immer wieder eine ähnliche Haltung auf: Die wichtigsten Abläufe, Prozesse und Unternehmensdetails sind „im Kopf“ präsent, das Unternehmen funktioniert dank persönlicher Erfahrung und Überblick. Eine Verfahrensdokumentation, so scheint es, ist deshalb nicht nötig. Wird sie in der Betriebsprüfung verlangt, dann kann man die Informationen sofort „aus dem Kopf“ bereitstellen.

„Verfahrensdokumentation? Das mache ich, wenn es brennt!“ Ein Gespräch, das Sie besser nicht führen sollten. So humorvoll der folgende Dialog anmutet, die Realität ist alles andere als spaßig, wenn es zur Betriebsprüfung kommt und die Verfahrensdokumentation fehlt oder unzureichend erstellt wurde.