Häufige Fehler in der Verfahrensdokumentation: So vermeiden Sie Probleme mit dem Finanzamt
- Elisa Lutz
- 4. Juli
- 5 Min. Lesezeit
Aktualisiert: 7. Juli
Die Verfahrensdokumentation ist für viele Unternehmer ein leidiges Thema, aber gleichzeitig unverzichtbar. Sie ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch ein zentraler Bestandteil einer ordnungsgemäßen Buchführung.
Fehler in der Verfahrensdokumentation können bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt erhebliche Folgen haben. Im schlimmsten Fall wird die Buchführung verworfen. Das kann zu hohen Steuernachzahlungen und rechtlichen Konsequenzen führen.
Doch worauf kommt es wirklich an? Welche Fehler treten besonders häufig auf? Und wie können Sie diese vermeiden? In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Verfahrensdokumentation rechtssicher und effizient gestalten und sich so unnötigen Ärger mit dem Finanzamt ersparen.
Warum ist die Verfahrensdokumentation so wichtig?
Die Verfahrensdokumentation ist ein zentraler Bestandteil der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Sie beschreibt detailliert, wie die buchhaltungsrelevanten Prozesse im Unternehmen ablaufen und dient als Nachweis, dass gesetzeskonform gearbeitet wird. Das beginnt bei der Entstehung eines Belegs und reicht bis zur Archivierung der Daten.
Das Finanzamt fordert diese Dokumentation, um die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit der Buchführung auch im digitalen Zeitalter sicherzustellen. Denn heutzutage, wo alles in verschiedenen Systemen, bei unterschiedlichsten Softwareanbietern, mal in der Cloud und dann wieder auf hauseigenen Servern bearbeitet und gespeichert wird, kann man schnell die Übersicht verlieren.
Ohne eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation kann das Finanzamt die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung anzweifeln. Die möglichen Folgen:
⚠️ Hinzuschätzungen
⚠️ Verwerfung der Buchführung
⚠️ Hohe Steuernachzahlungen
Die häufigsten Fehler in der Verfahrensdokumentation
1. Die Verfahrensdokumentation fehlt komplett
Der wohl gravierendste Fehler ist das völlige Fehlen einer Verfahrensdokumentation. Viele Unternehmer wissen nicht, dass sie dazu verpflichtet sind, oder unterschätzen die Bedeutung dieses Dokuments. Doch ohne Verfahrensdokumentation laufen Sie Gefahr, dass die Buchführung vom Finanzamt nicht anerkannt wird
💡 Tipp:
Erstellen Sie unbedingt eine Verfahrensdokumentation. Das gilt unabhängig von der Unternehmensgröße. Die GoBD betreffen alle Unternehmen, die buchhalterische Prozesse in irgendeiner Form digital abbilden. Das ist heutzutage bei jedem Unternehmen der Fall. Z.B. erstellt jeder seine Rechnungen digital.
2. Unvollständige oder lückenhafte Dokumentation
Eine häufige Fehlerquelle ist eine unvollständige Verfahrensdokumentation. Oft werden nur Prozesse und Arbeitsweisen beschrieben, während andere wichtige Bereiche, wie z. B. die IT-Systeme oder das Interne Kontrollsystem, fehlen.
💡 Tipp:
Eine vollständige Verfahrensdokumentation sollte mindestens folgende Bereiche enthalten:
Allgemeine Beschreibung des Unternehmens und organisatorische Rahmenbedingungen: Stammdaten und steuerliche Grundinformationen.
Verfahrensbeschreibung mit allen Prozessschritten: Wie wird gearbeitet? Wer ist für welchen Schritt zuständig? Welche Soft- und Hardware kommt zum Einsatz?
Beschreibung der eingesetzten IT-Systeme (Hard- und Software): Inklusive technischer Handbücher und Systemdokumentationen.
Dokumentation Interner Kontrollsysteme zur Sicherung der Datenintegrität, des Zugriffs und der Verhinderung von Manipulierbarkeit: Rechtliche Grundlagen, Risiken und entsprechende Kontrollen und Maßnahmen müssen erläutert und aufgeführt werden.
Verwenden Sie eine strukturierte Checkliste, um alle Bereiche zu erfassen.
3. Veraltete Verfahrensdokumentation
Verfahrensdokumentationen sind keine einmalige Angelegenheit. Prozesse und Technologien ändern sich, ebenso gesetzliche Anforderungen. Eine veraltete Dokumentation ist deshalb genauso problematisch wie eine fehlende.
💡 Tipp:
Aktualisieren Sie die Verfahrensdokumentation regelmäßig, mindestens einmal jährlich oder bei jeder wesentlichen Veränderung. Achten Sie auf eine nachvollziehbare Versionierung mit klaren Gültigkeitszeiträumen. Eine Versionierung ist zudem vorgeschrieben.
4. Zu technische oder unverständliche Sprache
Eine Verfahrensdokumentation muss nicht nur vollständig, sondern auch verständlich sein. Zu technischer Jargon oder unstrukturierte Fachsprache erschweren dem Betriebsprüfer die Nachvollziehbarkeit. Nicht zielführend ist es zudem lediglich Handbücher von Soft- und Hardware vorzulegen bzw. komplexe IT-Dokumentationen als Verfahrensdokumentation vorzuhalten.
💡 Tipp:
Verwenden Sie klare, einfache Sprache. Erklären Sie Fachbegriffe, wenn sie notwendig sind. IT-Handbücher oder Entwickler-Dokumentationen sind kein Ersatz für eine verständliche Verfahrensdokumentation, sie können lediglich ein Bestandteil sein.
5. Fehlende Beschreibung des Internen Kontrollsystems (IKS)
Das Interne Kontrollsystem (IKS) ist ein zentraler Bestandteil der Verfahrensdokumentation. Sie zeigt, wie die Ordnungsmäßigkeit der Buchführungsprozesse im Unternehmen sichergestellt wird. Fehlen diese Angaben, kann das Finanzamt Zweifel an der Verlässlichkeit der Prozesse haben.
💡 Tipp:
Dokumentieren Sie die wichtigsten Kontrollmechanismen, zum Beispiel:
✔ Rollen- und Rechtekonzepte
✔ 4-Augen-Prinzip
✔ Regelmäßige Kontrollen und Plausibilitätsprüfungen
✔ Checklisten für anspruchsvolle Prozessschritte
6. Keine Einbindung der relevanten Mitarbeiter
Wenn die Verfahrensdokumentation fernab von der Praxis erstellt wird, fehlen häufig praxisrelevante Details, da der Input von Mitarbeitern, die tagtäglich mit den Prozessen arbeiten nicht berücksichtigt wird.
Die Folge: Prozesse werden unvollständig oder falsch beschrieben. In Wahrheit wird ganz anders gearbeitet.
💡 Tipp:
Binden Sie die Fachabteilungen aktiv in die Erstellung der Verfahrensdokumentation ein. Die Mitarbeiter kennen die tatsächlichen Abläufe am besten und stellen sicher, dass diese korrekt abgebildet werden.
7. Unzureichende IT-Systembeschreibung
In vielen Fällen fehlt eine klare Darstellung der eingesetzten IT-Systeme. Gerade im digitalen Zeitalter ist dieser Punkt jedoch entscheidend. Viele Unternehmen vergessen, ihre IT-Systeme ausreichend zu dokumentieren. Das Finanzamt möchte genau wissen, welche Software und Hardware verwendet wird, wie Daten gespeichert und gesichert werden und welche Maßnahmen gegen Datenverlust das Unternehmen ergreift.
💡 Tipp:
Beschreiben Sie verständlich und strukturiert:
✔ Welche Hard- und Software eingesetzt wird
✔ Wie und wo Daten gespeichert, verarbeitet und archiviert werden
✔ Welche Schnittstellen zu anderen Systemen bestehen
✔ Wie der Datenzugriff für das Finanzamt gewährleistet wird
Achtung: Details zur Programmierung der Software sind nur in Ausnahmefällen relevant. Infos zu eingesetzter Softwarearchitektur oder Programmiersprachen werden in den meisten Fällen nicht benötigt. Wichtig sind Themen wie: Schnittstellen, Zugriff des Finanzamtes, Ort der Datenspeicherung.
8. Keine Schulung neuer Mitarbeiter
Selbst die beste Verfahrensdokumentation nützt nichts, wenn die Mitarbeiter die dokumentierten Prozesse nicht kennen oder nicht umsetzen. Fehlende Kommunikation und ausbleibende Schulungen neuer Mitarbeiter können dazu führen, dass die tatsächlichen Abläufe von der Dokumentation abweichen. Ein Problem, das den Prüfern schnell auffällt.
💡 Tipp:
Integrieren Sie die Verfahrensdokumentation in den Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter. Schulen Sie regelmäßig und stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter nach den definierten Abläufen tätig werden.
So vermeiden Sie Probleme mit dem Finanzamt
Um Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden, sollten Sie folgende Best Practices beachten:
✔ Erstellen Sie eine vollständige, strukturierte Verfahrensdokumentation
✔ Halten Sie sie aktuell und versionieren Sie Änderungen nachvollziehbar
✔ Verwenden Sie eine Checkliste zur Sicherstellung der Vollständigkeit
✔ Schulen Sie Ihr Team regelmäßig und dokumentieren Sie die Schulungen
✔ Ziehen Sie bei Bedarf Expertinnen und Experten zur Unterstützung hinzu
Fazit: Eine gute Verfahrensdokumentation schützt Ihr Unternehmen
Die Verfahrensdokumentation ist kein notwendiges Übel, sondern ein wertvolles Werkzeug. Sie sichert die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Buchführung und schützt Sie vor unnötigen Risiken im Rahmen von Betriebsprüfungen.
Wer typische Fehler vermeidet und auf eine gut strukturierte, verständliche und aktuelle Dokumentation achtet, sorgt nicht nur für Rechtssicherheit, sondern auch für mehr Effizienz und Transparenz im Unternehmen.
Sie benötigen Unterstützung?
Wenn Sie Unterstützung bei der Erstellung oder Überprüfung Ihrer Verfahrensdokumentation wünschen, stehen wir Ihnen gerne zur Seite.
Kontaktieren Sie uns – wir helfen Ihnen, Ihre Dokumentation rechtssicher und effizient zu gestalten.
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