Betrugsmaschen bei E-Rechnungen: Was Unternehmen jetzt wissen müssen und warum die E-Rechnung trotzdem ein Gewinn ist

Als die erste E-Rechnung im Posteingang landet, scheint alles wie gewohnt. Ein vertrauter Lieferant, ein plausibler Betrag, ein ordentlich gestaltetes PDF. Ein kurzer Blick genügt — alles scheint in Ordnung. Doch im Hintergrund passiert etwas, das auf den ersten Blick niemand bemerkt. Im XML-Datensatz, der eigentlich nur von Maschinen gelesen wird, steht eine andere IBAN. Das PDF zeigt die richtige Bankverbindung, die automatisierte Buchhaltungssoftware verarbeitet jedoch die manipulierte.

Dieser Vorfall, der in ähnlicher Form bereits mehrere Unternehmen betroffen hat, macht deutlich, dass sich Betrug nicht erledigt hat, nur weil Rechnungen nun digital strukturiert sind. Er ist lediglich leiser geworden. Weniger sichtbar. Und für viele Unternehmen dadurch gefährlicher als zuvor.

Warum Betrug heute anders aussieht

Die Einführung der E-Rechnung verändert nicht nur den Rechnungsprozess, sondern auch die Angriffsflächen. Früher wurde versucht, PDF-Dateien zu fälschen oder optisch zu manipulieren. Das war aufwendig und leicht erkennbar. Heute konzentrieren sich Betrüger auf den Teil, den Menschen kaum wahrnehmen, die strukturierten Daten im XML-Format.

Die meisten Mitarbeitenden prüfen weiterhin das PDF, weil es vertraut ist. Systeme dagegen orientieren sich ausschließlich am XML. Diese zwei Ebenen erzählen im Normalfall dieselbe Geschichte. Doch wenn sie voneinander abweichen, entsteht eine gefährliche Situation: Menschen prüfen das eine, die Maschine verarbeitet das andere.

Genau diese Differenz nutzen Betrüger. Und weil sie noch relativ neu ist, fehlt in vielen Unternehmen die Sensibilität für diese Art der Manipulation.

Wie moderne Betrugsmaschen funktionieren

Die gängigste Methode ist tatsächlich erstaunlich unspektakulär: Die IBAN im XML wird verändert, während das sichtbare PDF unverändert bleibt. Das bedeutet, dass alle optischen und formalen Prüfungen bestehen, aber das System im Hintergrund eine andere Kontoverbindung übernimmt.

Daneben gibt es Rechnungen, die dem echten Lieferanten so täuschend ähnlich sind, dass selbst geschulte Augen sie kaum unterscheiden können. Farbwelt, Sprache, interne Referenzen – alles wirkt stimmig. Der Betrug versteckt sich erst im strukturierten Datensatz.

Zunehmend tauchen auch manipulierte „aktualisierte Rechnungen“ auf. Eine angebliche Korrektur wird per E-Mail geschickt, angeblich aufgrund eines Fehlers im ursprünglichen Dokument. Tatsächlich ist das PDF identisch, doch das XML trägt die Handschrift von Betrügern. Die Täter greifen dafür häufig auf abgefangene E-Mail-Kommunikation zurück, sodass die Nachricht im Kontext authentisch wirkt.

All diese Maschen zeigen, Betrug orientiert sich an Routine. Je vertrauter etwas wirkt, desto geringer die Wachsamkeit. Und genau darauf wird gesetzt.

Warum die E-Rechnung trotzdem ein Fortschritt bleibt

Bei all diesen Risiken darf man eines nicht übersehen: Die E-Rechnung selbst ist nicht das Problem. Im Gegenteil. Sie bringt eine Klarheit und Struktur mit, die in klassischen Dokumenten nie möglich war. Wo vorher Tippfehler, unterschiedliche Formate und unleserliche Scans den Alltag prägten, entsteht nun ein sauberer Datenstandard, der Prozesse zuverlässiger macht.

Auch für die Zukunft ist die E-Rechnung eine zentrale Grundlage. Automatisierte Workflows, künstliche Intelligenz, digitale Betriebsprüfungen, all das funktioniert nur dann sicher und effizient, wenn Rechnungen einheitlich strukturiert sind.

Betrug verschwindet nicht mit der Digitalisierung. Aber digitale Prozesse ermöglichen es, Manipulationen systematisch zu erkennen wenn die richtigen Kontrollen vorhanden sind.

Wie Unternehmen Manipulation erkennen können

Unternehmen müssen keine XML-Experten werden, um sicherer mit E-Rechnungen umzugehen. Entscheidend ist vielmehr, dass bewusst gemacht wird, welche Elemente kritisch sind und wie sich Veränderungen bemerkbar machen können.

Ein wichtiges Signal ist, wenn ein System Daten aus einer E-Rechnung ausliest, die nicht mit dem übereinstimmen, was im PDF angezeigt wird. Dieser Abgleich geschieht in vielen Unternehmen bisher nicht automatisch, ist aber ein wesentlicher Schutzmechanismus. Auch ungewöhnliche Kommunikationswege oder plötzliche, dringende Änderungen von Bankdaten sollten aufmerksam machen, besonders wenn sie per E-Mail angekündigt werden.

Viele Risiken entstehen nicht durch fehlende Technik, sondern durch fehlende Klarheit im Prozess. Wenn nicht eindeutig festgelegt ist, wer prüft, wie geprüft wird und wann eine Freigabe erfolgt, entstehen Lücken, die Betrüger ausnutzen können.

Was Unternehmen konkret tun können

Sicherheit entsteht dort, wo Abläufe nachvollziehbar und bewusst gestaltet sind. Ein erster Schritt ist, den Prozess der Rechnungsverarbeitung vollständig sichtbar zu machen. Vom Eingang der Rechnung, über die Prüfung, bis zur Verbuchung. Hier wird schnell klar, an welchen Stellen Kontrollen fehlen oder wo Verantwortlichkeiten unklar sind.

Ein weiterer wichtiger Baustein ist die Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt nicht nur den technischen Ablauf, sondern auch, welche Prüfmechanismen vorgesehen sind und wie mit Abweichungen umgegangen wird. In Kombination mit einem internen Kontrollsystem entsteht so ein Rahmen, der Manipulationen deutlich erschwert.

Auch automatische Prüfroutinen helfen, die Distanz zwischen menschlicher Wahrnehmung und maschineller Verarbeitung zu überbrücken. Systeme können beispielsweise prüfen, ob PDF und XML dieselben Beträge, Steuern und Bankverbindungen enthalten. Und sie können so programmiert werden, dass eine Abweichung nicht kommentarlos weiterverarbeitet wird, sondern eine Handlung erfordert.

Sensible Themen wie Bankdaten sollten grundsätzlich nicht ohne Absicherung geändert werden. Ein Vier-Augen-Prinzip oder eine verpflichtende Bestätigung über einen gesicherten Kommunikationsweg verhindert viele Angriffe bereits im Ansatz.

Ein neuer Standard braucht neue Aufmerksamkeit

Die E-Rechnung verändert nicht nur die Technik, sondern auch die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten. Sie bringt Struktur in Abläufe, die bisher oft von Papier, E-Mail-Anhängen und individuellen Arbeitsweisen geprägt waren. Und sie schafft eine Grundlage für Prozesse, die letztlich verlässlicher und weniger störanfällig sind.

Damit diese Vorteile im vollen Umfang wirken können, müssen Unternehmen den Blick dorthin richten, wo die eigentliche Arbeit geschieht: in die Datenstrukturen, die für die Zukunft entscheidend sein werden. Betrug wird dadurch nicht verschwinden, aber er wird kontrollierbarer.

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Fazit

Die gefährlichsten Betrugsversuche sind heute nicht die, die laut auftreten. Es sind die, die sich in Strukturen verstecken, die wir noch nicht gewohnt sind zu prüfen. Die E-Rechnung ist dabei nicht das Risiko, sondern das Werkzeug, das uns ermöglicht, Prozesse endlich klar und nachvollziehbar zu gestalten.

Wer versteht, wo die neuen Angriffspunkte liegen, kann nicht nur reagieren, sondern vorsorgen. Und wer heute damit beginnt, klare Prozesse zu etablieren und Verantwortlichkeiten zu definieren, wird morgen nicht nur sicherer arbeiten, sondern auch effizienter.

Die E-Rechnung ist ein Schritt nach vorn. Sie verlangt nur, dass wir lernen, ihre Sprache zu lesen und nicht nur ihre Oberfläche.