Verfahrensdokumentation vs. ISO-Zertifizierung: Unterschiede, Gemeinsamkeiten und was Unternehmer wissen müssen

In der Welt der Steuerberatung und Prozessoptimierung tauchen zwei Begriffe immer wieder auf: Verfahrensdokumentation und ISO-Zertifizierung. Beide spielen eine zentrale Rolle, wenn es darum geht, Ordnung, Transparenz und Effizienz in betriebliche Abläufe zu bringen.

Doch während sie oft in einen Topf geworfen werden, gibt es grundlegende Unterschiede in ihrer Zielsetzung, ihrem Aufbau und ihrer praktischen Anwendung.

In diesem Artikel werden die Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen der Verfahrensdokumentation und einer ISO-Zertifizierung dargestellt. Das Ziel ist es, Klarheit zu schaffen, damit Unternehmer die richtige Entscheidung für ihre individuellen Anforderungen treffen können. Egal, ob Sie nach einer rechtssicheren Verfahrensdokumentation suchen oder darüber nachdenken, Ihr Unternehmen ISO-zertifizieren zu lassen, hier finden Sie die Antworten.

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Die Verfahrensdokumentation ist ein zentraler Bestandteil der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Sie beschreibt detailliert, wie unternehmensinterne Prozesse insbesondere im Bereich der Buchführung ablaufen.

Man kann sie als digitale Landkarte des Unternehmens beschreiben. Sie umfasst folgende Kernbereiche:

1️⃣ Allgemeine Beschreibung

Informationen zum Unternehmen und seinen organisatorischen Rahmenbedingungen.

2️⃣ Verfahrensbeschreibung

Detaillierte Darstellung der einzelnen Prozessschritte, zum Beispiel von der Belegerstellung bis zur Archivierung.

3️⃣ IT-Systembeschreibung

Übersicht über die eingesetzten Hard- und Softwaresysteme und deren Einsatz.

4️⃣ Interne Kontrollsysteme

Maßnahmen und Kontrollen zur Sicherstellung der Datenqualität und Prozesssicherheit.

Die Verfahrensdokumentation dient primär dazu, die Ordnungsmäßigkeit und Nachvollziehbarkeit der Buchführung gegenüber der Finanzverwaltung nachzuweisen. Sie ist notwenidg, um eine ordnungsgemäße Buchhaltung vorzuweisen und wird bei Betriebsprüfungen regelmäßig kontrolliert.

Was ist eine ISO-Zertifizierung?

Eine ISO-Zertifizierung ist ein freiwilliges Qualitätssiegel, das Unternehmen erlangen können, indem sie sich an die Vorgaben der International Organization for Standardization (ISO) halten. Diese Normen sind weltweit anerkannt und decken eine Vielzahl von Themenbereichen ab, darunter:

• Qualitätsmanagement (ISO 9001)

Fokus auf die Optimierung von Prozessen und Kundenzufriedenheit.

• Informationssicherheitsmanagement (ISO 27001)

Sicherstellung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Informationen.

• Umweltmanagement (ISO 14001)

Nachhaltigkeit und Umweltschutz in Unternehmensprozessen.

Eine ISO-Zertifizierung wird von unabhängigen Zertifizierungsstellen durchgeführt und dient als Nachweis dafür, dass ein Unternehmen bestimmte Standards einhält. Sie ist häufig ein Wettbewerbsvorteil und kann die Vertrauenswürdigkeit des Unternehmens werbewirksam erhöhen.

Gemeinsamkeiten zwischen Verfahrensdokumentation und ISO-Zertifizierung

Obwohl Verfahrensdokumentation und ISO-Zertifizierung unterschiedliche Ziele verfolgen, gibt es einige Überschneidungen:

✅ Fokus auf Prozesse

Sowohl die Verfahrensdokumentation als auch ISO-Zertifizierungen legen großen Wert auf die Beschreibung und Dokumentation von Prozessen. Während die Verfahrensdokumentation sich auf buchhalterische Abläufe konzentriert, decken ISO-Normen ein breiteres Spektrum ab, zum Beispiel Qualitätssicherungsprozesse oder Sicherheitsprozesse.

✅ Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Beide Konzepte zielen darauf ab, Transparenz zu schaffen und Prozesse übersichtlich darzustellen. Dies ist nicht nur für externe Prüfungen wichtig, sondern auch für die interne Effizienzsteigerung.

✅ Dokumentation als Grundlage

Eine sorgfältige und strukturierte Dokumentation ist sowohl bei der Verfahrensdokumentation als auch bei der ISO-Zertifizierung unerlässlich. Ohne eine klare Dokumentation der Abläufe und Kontrollen ist keine der beiden Anforderungen erfüllbar.

✅ Regelmäßige Überprüfung

Sowohl die Verfahrensdokumentation als auch ISO-Zertifizierungen erfordern eine regelmäßige Aktualisierung und Überprüfung. Prozesse ändern sich, gesetzliche Anforderungen entwickeln sich weiter und auch ISO-Normen werden von Zeit zu Zeit angepasst.

Unterschiede zwischen Verfahrensdokumentation und ISO-Zertifizierung

Trotz der genannten Gemeinsamkeiten gibt es grundlegende Unterschiede, die Unternehmer kennen sollten:

1️⃣ Zielsetzung

Verfahrensdokumentation: Der Fokus liegt auf der Einhaltung von Anforderungen des Finanzamtes, insbesondere im Bereich der Buchführung und Belegführung. Sie ist primär ein Compliance-Werkzeug.

ISO-Zertifizierung: Ziel ist es, die Qualität, Sicherheit oder Nachhaltigkeit eines Unternehmens zu verbessern und dies durch ein international anerkanntes Zertifikat nach außen zu kommunizieren.

2️⃣ Verpflichtung

Verfahrensdokumentation: Vorgabe durch die GoBD für alle Unternehmen, die buchhalterische Prozesse digital abbilden, also im Grunde alle Unternehmen.

ISO-Zertifizierung: Freiwillig, aber oft ein Wettbewerbsvorteil, insbesondere in Branchen, in denen Kunden oder Geschäftspartner hohe Standards erwarten.

3️⃣ Umfang

Verfahrensdokumentation: Beschränkt sich auf buchhaltungsspezifische Prozesse, zum Beispiel die Verarbeitung und Archivierung von Belegen, Rechnungserstellung, Kassenprozesse. Gleichzeitig werden technische Aspekte teilweise sehr tiefgehend betrachtet.

ISO-Zertifizierung: Deckt ein breites Spektrum an Themen ab, je nach Norm wie Qualitätsmanagement, Informationssicherheit oder Umweltschutz.

4️⃣ Externe Prüfung

Verfahrensdokumentation: Wird in der Regel nur bei Betriebsprüfungen durch die Finanzverwaltung kontrolliert. Zudem ist eine Prüfung durch den Wirtschaftsprüfer möglich.

ISO-Zertifizierung: Erfordert eine regelmäßige Prüfung durch unabhängige Zertifizierungsstellen.

5️⃣ Internationalität

Verfahrensdokumentation: Sie ist primär auf nationale Anforderungen wie die GoBD in Deutschland ausgerichtet.

ISO-Zertifizierung: Weltweit anerkannt und einheitlich geregelt.

Wann ist was sinnvoll?

Verfahrensdokumentation:

Eine Verfahrensdokumentation ist für jedes Unternehmen Pflicht, das buchhalterische Prozesse ganz oder teilweise digital abbildet. Sie ist unabdingbar, um rechtliche Risiken zu minimieren und bei einer Betriebsprüfung auf der sicheren Seite zu sein. Kurz gesagt, ohne Verfahrensdokumentation riskieren Unternehmen die Beanstandung der Buchführung und im schlimmsten Fall Hinzuschätzungen.

ISO-Zertifizierung:

Eine ISO-Zertifizierung ist besonders sinnvoll, wenn

• Sie Ihre Prozesse standardisieren möchten

• Sie diese für Werbezwecke nutzen möchten

• Vertrauen bei Kunden, Partnern oder Investoren aufbauen möchten

• Sie in Branchen tätig sind, in denen hohe Standards erwartet werden wie IT, Produktion oder Gesundheitswesen

Während die Verfahrensdokumentation eine Vorgabe der GoBD ist, ist die ISO-Zertifizierung eine strategische Entscheidung, die die Wettbewerbsfähigkeit steigern kann.

Wie ergänzen sich Verfahrensdokumentation und ISO-Zertifizierung?

Verfahrensdokumentation und ISO-Zertifizierung können Hand in Hand gehen. Eine gut strukturierte Verfahrensdokumentation kann die Grundlage für eine ISO-Zertifizierung bilden, da sie bereits viele Prozesse und Kontrollen beschreibt.

Umgekehrt kann eine ISO-Zertifizierung dabei helfen, die Qualität und Effizienz der Prozesse zu verbessern, die in der Verfahrensdokumentation festgehalten werden.

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💡Ein Beispiel aus der Praxis: Unternehmen, die nach ISO 9001 zertifiziert sind, haben oft bereits ein Qualitätsmanagementsystem etabliert, das sehr gut ergänzend zum internen Kontrollsystem der Verfahrensdokumentation wirken kann. Dies spart Zeit und Aufwand.

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Fazit: Verfahrensdokumentation und ISO-Zertifizierung zwei Seiten einer Medaille

Während die Verfahrensdokumentation eine Pflicht aus den GoBD ist, bietet die ISO-Zertifizierung die Möglichkeit, Unternehmen strategisch zu positionieren und Wettbewerbsvorteile zu erzielen.

Beide Ansätze verfolgen das Ziel, Prozesse zu strukturieren, Risiken zu minimieren und Effizienz zu steigern, wenn auch auf unterschiedliche Weise.

Für Unternehmer, die langfristig erfolgreich sein möchten, lohnt es sich, beide Themen ernst zu nehmen. Eine solide Verfahrensdokumentation ist die Grundlage für rechtliche Sicherheit, während eine ISO-Zertifizierung Unternehmen nachhaltig weiterentwickelt.

➡️Sie haben Fragen zur Verfahrensdokumentation oder ISO-Zertifizierung? Wir helfen Ihnen gerne weiter. Kontaktieren Sie uns noch heute!

Weitere Links:

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→ Offizielle Informationen zu den GoBD vom Bundesministerium der Finanzen

→ Mehr zu den internationalen ISO-Standards

→ Ausführliche Informationen zur Verfahrensdokumentation in unserem Blogartikel

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