Die Customer Journey zur Verfahrensdokumentation

Experteninterview– 10 Fragen an Nadine Amato

Unsere Kollegin Nadine Amato erklärt, wie unsere Kunden und Kundinnen Schritt für Schritt zu ihrer individuellen Verfahrensdokumentation gelangen.

Die Verfahrensdokumentation ist für viele Unternehmen ein Pflicht-Thema und zugleich eine große Herausforderung. Damit der Weg dorthin so einfach wie möglich wird, begleitet unser Team die Kunden von der ersten Anfrage bis zum fertigen Dokument. Nadine Amato aus dem Sales-Team erklärt, wie die Customer Journey bei divedo aussieht, gibt spannende Einblicke aus der Praxis und zeigt, wie aus einem Pflichtprozess ein echter Mehrwert für Unternehmen entsteht.

Nadine Amato und Hanna Warstat im Interview

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Hanna Warstat: Nadine, bevor wir starten, erzähl doch ein wenig über dich. Wer bist du, was treibt dich in deiner Arbeit bei divedo an und wie bist du zum Thema Verfahrensdokumentation gekommen?

Nadine Amato: Ich heiße Nadine Amato und arbeite im Sales-Team bei divedo. Der direkte Kontakt mit Menschen begeistert mich total, jeder Tag ist anders und man lernt ständig dazu. Als ich mich intensiver mit der Verfahrensdokumentation beschäftigt habe, hat mich sofort überzeugt, wie viel Potenzial darin steckt.

Ich sehe, dass Unternehmen durch die Verfahrensdokumentation bewusster aufgestellt sind und einen echten Mehrwert für sich schaffen können. Mir macht es Spaß, dieses Wissen weiterzugeben und Kunden auf dem Weg zu begleiten, so entsteht Austausch, der beide Seiten wachsen lässt.

Hanna Warstat: Viele haben schon mal von der „Verfahrensdokumentation“ gehört, wissen aber nicht so recht, was sich dahinter verbirgt. Wie würdest du das Thema in einfachen Worten erklären?

Nadine Amato: Eine Verfahrensdokumentation ist im Grunde eine Art Gebrauchsanweisung für die Buchhaltung eines Unternehmens. Sie beschreibt klar und nachvollziehbar, wie Belege, Daten und Dokumente verarbeitet, gespeichert und gesichert werden, also wie ein Unternehmen seine steuerrelevanten Abläufe organisiert. Seit November 2019 ist eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation in Deutschland sogar rechtliche Pflicht. Bei divedo verstehen wir sie aber nicht nur als Pflicht, sondern als echten Unternehmensbooster, der Struktur, Transparenz und Sicherheit in alle Prozesse bringt.

Man könnte sagen, sie ist der Notenschlüssel, der die Unternehmensmelodie in den richtigen Takt bringt und für Harmonie zwischen Prozessen, Abläufen und Verantwortlichkeiten sorgt.

Hanna Warstat: Wenn ein Interessent sich bei dir meldet, wie beginnt seine Reise bei divedo?

Nadine Amato: Am Anfang steht immer ein kurzer Kennenlerntermin. Dabei stelle ich unseren Service vor und erkläre, wie wir gemeinsam Schritt für Schritt zur individuellen Verfahrensdokumentation kommen.

Wichtig ist mir, dass das Gespräch inhaltlich relevant, aber auch zeiteffizient bleibt, unsere Kundinnen und Kunden sollen schnell merken, dass wir ihnen den Weg so einfach wie möglich machen.

Hanna Warstat: Welche Stationen durchläuft ein Kunde typischerweise, bis er am Ende seine fertige Verfahrensdokumentation in den Händen hält und an welchen Stellen kommen die verschiedenen Kolleginnen und Kollegen ins Spiel?

Nadine Amato: Nach dem Kennenlerngespräch, das selbstverständlich unverbindlich und kostenlos ist, erstellen wir ein individuelles Angebot. Erst wenn der Kunde dieses Angebot annimmt und der Auftrag steht, beginnen wir mit der inhaltlichen Arbeit.

Dann folgen, je nach Umfang, ein oder zwei Interviews mit unseren Consultants, die etwa 1 bis 1,5 Stunden dauern. Dabei werden alle wichtigen Prozesse besprochen und gemeinsam erfasst. Unsere erfahrenen Consultants übernehmen anschließend die gesamte Verschriftlichung und kümmern sich darum, dass alle Informationen vollständig und prüfungssicher dokumentiert sind. Jeder Kunde wird von einem festen Consultant betreut, der ihn während des gesamten Prozesses begleitet und als Ansprechpartner zur Seite steht. So entsteht eine persönliche Zusammenarbeit, bei der der gesamte Aufwand bei uns liegt. Der Kunde muss lediglich am Interview teilnehmen, in dem wir alle relevanten Fragen klären, alles Weitere übernehmen wir. Wenn zusätzlich ein BAFA-Antrag gestellt wird, kümmern wir uns auch um diesen komplett, inklusive aller Unterlagen und Kommunikation. So läuft alles aus einer Hand, effizient und ohne zusätzlichen Aufwand.

Hanna Warstat: Mit welchen Fragen oder Vorbehalten kommen Kunden am häufigsten auf dich zu?

Nadine Amato: Das ist ganz unterschiedlich. Manche haben sich schon intensiv mit dem Thema beschäftigt und wissen genau, wo ihre Optimierungsbedarf bestehen könnte. Andere sehen die Verfahrensdokumentation eher als lästige Pflicht. Unsere Aufgabe ist es dann, zu zeigen, dass hinter der Verfahrensdokumentation viel mehr steckt als Bürokratie, nämlich die Chance, Prozesse zu optimieren und das eigene Unternehmen zukunftssicher aufzustellen. Wenn Kundinnen und Kunden diesen Mehrwert erkennen, entsteht echtes Interesse und auch Begeisterung. Es gab auch schon Fälle, in denen Geschäftsführerinnen oder Unternehmer selbst festgestellt haben, dass bestimmte Abläufe jahrelang nicht optimal liefen oder viel Zeit in Anspruch genommen haben. Durch den Prozess der Verfahrensdokumentation wurde das sichtbar und konnte direkt verbessert werden. Genau das zeigt, wie wertvoll dieser Schritt für ein Unternehmen sein kann.

Hanna Warstat: Was sollten Unternehmen im Vorfeld schon mitbringen, damit der Prozess möglichst reibungslos funktioniert?

Nadine Amato: Offenheit und den Mut, das eigene Unternehmen einmal mit neutralem Blick zu betrachten. Wer die Verfahrensdokumentation als Chance sieht, statt als Pflicht, wird enorm profitieren. Hilfreich sind außerdem ein paar vorbereitete Dokumente, die sie vorab von uns bekommen, sowie Informationen zur Branche und Unternehmensgröße, aber vor allem die Bereitschaft, den Blick über den Tellerrand zu wagen.

Hanna Warstat: Manche befürchten, dass eine Verfahrensdokumentation sehr aufwendig oder langwierig ist. Wie begegnest du solchen Bedenken und wie viel Zeit nimmt sie tatsächlich circa in Anspruch?

Nadine Amato: Mit divedo ganz sicher nicht. Wir legen großen Wert darauf, dass der Prozess für unsere Kundinnen und Kunden effizient, rechtssicher und unkompliziert abläuft.

Durch unsere strukturierte Vorgehensweise und die Erfahrung unserer Consultants entsteht eine Dokumentation, die wirklich sitzt, revisionssicher, vollständig und dabei mit so wenig Aufwand wie möglich.

Hanna Warstat: Gibt es Unterschiede zwischen kleinen und großen Unternehmen und wie wirkt sich das auf die Zusammenarbeit aus?

Nadine Amato: Ja, definitiv. In größeren Unternehmen sitzen bei den Terminen oft mehrere Personen aus verschiedenen Bereichen mit am Tisch, was spannende Perspektiven eröffnet. Bei kleineren Firmen läuft es meist direkter und persönlicher ab. Der Prozess ist inhaltlich derselbe, aber der Austausch ist unterschiedlich intensiv und das macht es für uns jedes Mal interessant. Oft entstehen gerade in diesen Gesprächen neue Ideen und Optimierungen.

Hanna Warstat: Gibt es ein Erlebnis oder Feedback eines Kunden, das dir besonders im Gedächtnis geblieben ist?

Nadine Amato: Ich erinnere mich an ein Gespräch, in dem ein Kunde meinte, meine gute Laune sei ansteckend gewesen. Das hat ihn so motiviert, dass er den Rest des Tages produktiver war. Solche Momente zeigen mir, dass positive Energie im Kundendialog wirklich etwas bewegt.

Hanna Warstat: Und zum Abschluss: Wenn du einem Unternehmer nur einen einzigen Tipp zur Verfahrensdokumentation mitgeben dürftest, welcher wäre das?

Nadine Amato: Die Verfahrensdokumentation sollte nicht nur als rechtliche Pflicht verstanden werden, sondern als Schlüssel, um das eigene Unternehmen sicher und zukunftsorientiert aufzustellen. Sie schafft Klarheit, Struktur und Vertrauen und wird damit zu einem echten Digitalisierungsbooster für langfristigen Erfolg.

Hanna Warstat: Vielen Dank, Nadine, für die spannenden Einblicke!

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