E-RECHNUNG
Häufig gestellte Fragen
Hier finden sich häufig gestellte Fragen, die im Zusammenhang mit der E-Rechnungspflicht aufkommen:
Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?
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Alle Unternehmen in Deutschland.
Was genau versteht man unter einer E-Rechnung?
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Die elektronische Rechnung ist ein Datensatz, der in einem strukturierten elektronischen Format (XML-Format) ausgestellt wird. Die E-Rechnung kann aufgrund der einheitlichen Formatierung elektronisch verarbeitet und ausgelesen werden.
Bis wann muss die Umstellung auf E-Rechnung erfolgen?
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Ab dem 01.01.2025 beginnt die allgemeine E-Rechnungspflicht. Es gibt jedoch eine Übergangsfrist bei der Erstellung von E-Rechnungen:
Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen nach Zustimmung des Empfängers, Rechnungen noch in Papierform oder als PDF verschicken.
Ab dem 01.01.2027 sind alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro verpflichtet, im B2B-Bereich E-Rechnungen auszustellen. Ab 2028 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Bereich ausgeben.
Welche Ausnahmen gibt es?
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Alle Kleinbetragsrechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro inklusive Umsatzsteuer, Fahrausweise und Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind von der Pflicht befreit.
Was gilt für den Empfang von E-Rechnungen?
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Ab dem 1. Januar 2025 ist der Empfang von E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze ausnahmslos verpflichtend. Hierbei gibt es keine Übergangsregelung oder Schonfrist. Das bedeutet, jedes Unternehmen muss ab dem 01.01.2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Es besteht grundsätzlich kein Anspruch mehr auf ein anderes Format als den vorgegeben XML-Datensatz. Dieser wird auch für den Vorsteuerabzug entscheidend sein.
Welche technischen Anforderungen müssen E-Rechnungen erfüllen?
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Alle E-Rechnungen müssen den technischen Anforderungen der Europäischen Norm 16931 entsprechen. Wichtig hierbei, ist die maschinelle Lesbarkeit, automatisierte Weiterverarbeitung und dass diese im strukturierten elektronischen Format (XML-Format) ausgestellt werden. Die Dateiformate XRechnung und ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ab der Version 2.0.1 entsprechen dieser Norm.
Müssen immer die Dateiformate XRechnung und ZUGFeRD 2.X benutzt werden?
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Nein, für die E-Rechnung gibt es keine bestimmte Technologievorgabe. Wichtig ist die Einhaltung der in der Europäischen Norm 16931 festgehaltenen Vorschriften. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat jedoch vorab klargestellt, dass die Formate ZUGFeRD 2.X und XRechnung der EN 16931 entsprechen.
Gilt die PDF-Datei als E-Rechnung?
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Nein, eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung, da bestimmte Anforderungen des Wachstumschancen-gesetzes und somit der EN16931 nicht erfüllt werden. Sie wird zukünftig somit auch nicht zum Vorsteuerabzug berechtigen.
Wie können E-Rechnungen erstellt werden?
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Für die Erstellung der E-Rechnungen werden professionelle Rechnungsprogramme benötigt. Wichtig hierbei ist die Einhaltung der EN16931 und somit die Unterstützung der Dateiformate XRechnung und ZUGFeRD 2.X.
Welche rechtlichen Rahmenbedingungen müssen beachtet werden?
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Wie schon immer bei ordnungsgemäßen Rechnung, muss die E-Rechnung den gesetzlichen Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes (§ 14 UStG) und der GoBD entsprechen. Wichtige Punkte sind zum Beispiel die Vollständigkeit der Angaben gem. § 14 UStG, die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts. Außerdem haben E-Rechnungen, wie zuvor Papierrechnungen, eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.
Welche Vorteile bringt die
E-Rechnung?
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Es hört sich zunächst nach viel Umstellungsarbeit an, aber die E-Rechnung bringt viele Vorteile für Unternehmen mit sich:
Kostenersparnisse:
Die Kosten für Papier und Ordner, für Druck und Versand als auch der Platz für Aktenschränke und Archivierung entfallen.
Effizientere Arbeitsabläufe:
Mithilfe der Umstellung auf die E-Rechnungen profitieren Unternehmen von einem medienbruchfreien Prozess. Der Empfang, die Prüfung und die Freigabe der E-Rechnung bis zur Verarbeitung in der Finanzbuchführung kann effizienter in einer Software gestaltet werden.
Zeitersparnis:
Durch das Entfallen der fehleranfälligen manuellen Dateneingabe und der schnellen automatisierten Generierung und dem digitalem Versand der E-Rechnung wird deutlich weniger Zeit benötigt.
Mehr Transparenz:
Mit dem Speichern der E-Rechnung in einer Cloud, kann sowohl im Unternehmen als auch von Steuerberatungsseite leichter und schneller auf die Unterlagen zugegriffen werden.
Müssen auch ausländische Unternehmen, die in Deutschland wirtschaftlich tätig sind, E-Rechnung stellen?
Wenn ausländische Unternehmen in Deutschland umsatzsteuerlich registriert sind, müssen sie ebenfalls E-Rechnungen ausstellen können.
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Was passiert bei Nichtbeachtung der E-Rechnungspflicht?
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Die Nichteinhaltung der E-Rechnungspflicht kann zu Problemen führen. Spätestens ab 2028 müssen alle Unternehmen darauf bestehen, Rechnungen ausschließlich im gesetzlich vorgeschriebenen Format passend zu erhalten, da ansonsten der Vorsteuerabzug nicht geltend gemacht werden kann und die Buchhaltung nicht den GoBD entspricht.
Kann das Electronic Data Interchance (EDI) eingesetzt werden?
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Ja, sofern sie mit dem neuen zentralen Standard EN 16931 interoperabel ist.
Folgende Themen sind vom Gesetzgeber noch nicht abschließend geklärt:
Hierzu ist im Sommer diesen Jahres mit einem BMF-Schreiben zu rechnen, das Klarheit verschaffen wird.